Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 28 oktober 2026

In deze privacyverklaring lees je welke gegevens Jibiti Academy van je verwerkt, waarom, met wie we ze delen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. Ze geldt voor jibiti.app.

Wie verantwoordelijk is

Verantwoordelijk voor de verwerking van je gegevens is J.M. Latimer, handelend onder de naam Jibiti, gevestigd aan Paardebloem 3, 5913 DP Venlo, Nederland, KvK-nummer 76404080, btw-identificatienummer NL003083227B14.

Vragen over privacy stel je via support@jibiti.nl.

Welke gegevens we verwerken

Account

• je naam en e-mailadres;
• je wachtwoord, versleuteld opgeslagen (wij kunnen het niet lezen);
• of je e-mailadres bevestigd is;
• het moment waarop je akkoord ging met de voorwaarden en deze privacyverklaring, en welke versie dat was.

Inloggen en beveiliging

• het IP-adres en het type browser waarmee je inlogt, bij je inlogsessie;
• je IP-adres bij handelingen die we tegen misbruik begrenzen, zoals registreren, inloggen, een wachtwoord herstellen, een vraag stellen, een bestand downloaden en afrekenen. We tellen daarmee alleen hoe vaak iets in korte tijd gebeurt; de telling wordt telkens overschreven.

Pakket en betaling

• je pakket, je betaalperiode, de status van je lidmaatschap en welk Intelligence System je bij START gekozen hebt;
• je betaalpogingen en betalingen: bedrag, datum, status en betaalmethode (zoals iDEAL of creditcard), en de kenmerken die Mollie daarbij geeft;
• je facturen;
• als je die invult: je bedrijfsnaam, adres, postcode, plaats, land, KVK-nummer en btw-nummer voor op de factuur.

Je rekeningnummer of creditcardnummer krijgen wij niet te zien. Die vul je in bij Mollie.

Gesprekken

• wat je in een gesprek typt en de antwoorden van de assistent;
• met welke assistent je praat en wanneer.

Een gesprek in de stand Incognito bewaren we niet.

Bijlagen

• afbeeldingen en pdf-bestanden die je in een gesprek meestuurt.

Een bijlage gaat mee naar het AI-model om je vraag te beantwoorden. Bij de gewone assistenten bewaren we het bestand zelf niet: het blijft alleen in je browser zolang het gesprek open staat. In het opgeslagen gesprek staat alleen dat er een bijlage was, met de bestandsnaam. Wat jij of de assistent in het gesprek over de bijlage schrijft, bewaren we wel, als onderdeel van het gesprek.

Bij een assistent die bestanden voor je maakt, bewaren we de bijlagen die je in een opgeslagen gesprek meestuurt wel: 30 dagen na het versturen, in onze eigen database, zodat de assistent ze later in dat gesprek in een bestand kan gebruiken (bijvoorbeeld je logo op een flyer die je een paar berichten later vraagt). Daarna verwijdert een dagelijkse opruiming ze automatisch; wis je het gesprek eerder, dan verdwijnen ze meteen mee. In de stand Incognito en bij een assistent die geen gesprekken bewaart, bewaren we bijlagen niet. Zie ook hieronder "Bestanden die een assistent voor je maakt" en bij OpenAI onder "Verwerkers".

Bestanden die een assistent voor je maakt

• bestanden die een assistent op jouw verzoek maakt, zoals een presentatie, een Word-document, een Excel-bestand of een pdf: de naam, het type, de grootte en de inhoud.

Dit kan alleen bij assistenten waarbij we het hebben aangezet. Zo'n bestand bouwt het AI-model in een afgeschermde werkomgeving bij OpenAI; zie "Verwerkers". Wij halen het bestand daar op, bewaren het in onze eigen database en laten de werkomgeving direct na het antwoord verwijderen. In de chat zie je het bestand als kaartje om te downloaden; alleen jij kunt het downloaden. Het blijft 30 dagen beschikbaar en wordt daarna automatisch verwijderd; je kunt de assistent dan vragen het opnieuw te maken. Maak je een bestand in de stand Incognito, of bij een assistent die geen gesprekken bewaart, dan bewaren we het één uur zonder het gesprek, zodat je het kunt downloaden; daarna is het weg.

Geheugen

• feiten over je werk die een assistent onthoudt, zoals je bedrijf, je rol en je doelen. Zie "Gesprekken en geheugen" hieronder.

Bedrijfsprofiel

• als je dat invult: het profiel van je bedrijf of werk dat je in de app bijhoudt. De assistenten krijgen het mee, zodat je niet bij elke assistent opnieuw hoeft uit te leggen wat je doet.

Gebruik en credits

• per vraag: welke assistent, wanneer, of de assistent er een bestand bij maakte, hoeveel rekenwerk het kostte (aantal tokens) en hoeveel credits dat was. Niet de inhoud van je vraag;
• je creditsaldo en alle bij- en afschrijvingen daarop.

Contact met ons

• je naam, je e-mailadres en je bericht als je ons iets stuurt via de knop Vraag hulp of per e-mail;
• als er bij jou iets misgaat met een betaling of een e-mail: een korte storingsmelding aan ons supportteam, met je naam, je e-mailadres en wat er misging.

Bezoekersstatistieken

• geanonimiseerde gegevens over paginabezoeken (welke pagina, vanaf welke pagina, land, type apparaat en browser). Zie "Cookies en statistieken".

Bijzondere persoonsgegevens

Voer geen bijzondere persoonsgegevens in. Dat zijn gegevens over je gezondheid, geloof of levensovertuiging, afkomst, politieke voorkeur, lidmaatschap van een vakbond, seksuele geaardheid of seksleven, en strafrechtelijke gegevens. Ook je burgerservicenummer en gegevens van anderen (zoals klanten, medewerkers of familie) zijn bijna nooit nodig om goed geholpen te worden.

Typ je ze toch in een gesprek, dan worden ze verwerkt zoals elk ander bericht: ze gaan naar het AI-model en blijven in het opgeslagen gesprek staan tot je het wist of de bewaartermijn verloopt. Wil je dat niet, gebruik dan Incognito of wis het gesprek.

Het geheugen van de assistenten weert zulke gegevens actief (zie hieronder).

Waarvoor en op welke grondslag

We gebruiken je gegevens niet voor reclame, verkopen ze niet en maken geen profiel van je voor andere doelen dan het werk van de assistenten. We nemen geen besluiten over je die alleen op automatische verwerking berusten en die je in aanmerkelijke mate treffen.

Gesprekken en geheugen

Gesprekken. We bewaren je gesprekken zodat je later verder kunt. In Geschiedenis zie je ze terug en wis je een los gesprek of al je gesprekken tegelijk. Zet je Incognito aan voor je eerste bericht, dan wordt het gesprek niet bewaard en onthoudt de assistent er niets uit.

Geheugen. Assistenten met geheugen onthouden automatisch wat je zelf over je werk vertelt, zoals je bedrijf, je rol en je doelen. Je hoeft niets te bevestigen. Zo werkt het:

• Na een antwoord kijkt een AI-model of er in je laatste bericht iets nieuws staat dat de moeite van onthouden waard is. Dat zijn per keer hooguit twee korte feiten.
• Wat er onthouden is, meldt de assistent meteen in de chat. Met Ongedaan maken haal je het daar direct weer weg.
• In Instellingen, onder Privacy en geheugen, zie je alles wat de assistenten over je onthouden en wis je elk punt.
• Elke assistent heeft zijn eigen geheugen.
• Het geheugen is zo ingesteld dat het geen namen of contactgegevens onthoudt, en niets over je gezondheid, geld of schulden, geloof, geaardheid of relaties, afkomst, politieke voorkeur, strafrecht, je gezin of thuissituatie, en niets over minderjarigen. Een automatisch woordfilter controleert dat nog eens en weigert een feit met zo'n onderwerp. Dat filter is bewust streng, maar niet foutloos. Zie je toch iets staan wat je niet bewaard wilt hebben, wis het dan.
• Bij de assistenten voor jongeren en voor coaching staat het geheugen altijd uit. Wat die eerder onthielden, zie je nog in Instellingen en kun je daar wissen.
• In een Incognito-gesprek staat het geheugen uit.

Hoe lang we bewaren

Een account verwijderen kan nu nog niet zelf in de app. Mail daarvoor naar support@jibiti.nl.

Verwerkers

De Academy maakt gebruik van de volgende partijen. Per partij staat wat die doet en welke gegevens daarvoor naar die partij gaan. Waar dat volgens de AVG vereist is, gelden verwerkersafspraken met de betreffende partij, bijvoorbeeld via een verwerkersovereenkomst of passende contractvoorwaarden.

• OpenAI (AI-model). Maakt de antwoorden van de assistenten. Daarvoor gaan naar OpenAI: je bericht en je bijlagen, de eerdere berichten van dat gesprek, de instructies van de assistent, je voornaam, je bedrijfsprofiel en, bij assistenten met geheugen, wat de assistent over je onthoudt. OpenAI wordt ook gebruikt voor het bijhouden van het geheugen (je laatste bericht en wat de assistent al over je onthoudt gaan dan mee) en voor het samenvatten van een webpagina die een assistent op jouw verzoek leest (de tekst van die pagina gaat dan mee). Maakt een assistent op jouw verzoek een bestand, dan bouwt het model dat in een afgeschermde werkomgeving bij OpenAI (Code Interpreter); de code en de inhoud van het bestand staan tijdens het bouwen in die werkomgeving, en direct na het antwoord laten we OpenAI die werkomgeving verwijderen. Stel je daarna in hetzelfde gesprek een nieuwe vraag, bijvoorbeeld om een aanpassing, dan gaan ook de laatste bestanden die de assistent eerder in dat gesprek maakte naar die werkomgeving mee, zodat hij ze kan aanpassen; na het antwoord laten we ze bij OpenAI weer verwijderen. Stuur je bij een vraag aan zo'n assistent afbeeldingen of pdf's als bijlage mee, dan gaan ook die naar de werkomgeving, zodat de assistent ze in het bestand kan gebruiken; ook die laten we na het antwoord bij OpenAI weer verwijderen. Vraag je in een opgeslagen gesprek om een bestand, dan gaan ook de bijlagen die je eerder in dat gesprek stuurde naar de werkomgeving mee; ook die laten we na het antwoord bij OpenAI weer verwijderen. [Na het antwoord van OpenAI: hoe lang OpenAI de inhoud van zo'n werkomgeving zelf nog bewaart, en of daarvoor dezelfde voorwaarden gelden als voor je berichten.] We vragen OpenAI om de antwoorden niet op te slaan voor later gebruik. OpenAI bewaart gegevens wel een beperkte tijd om misbruik op te sporen. De precieze bewaartermijn hangt af van de toepasselijke contractvoorwaarden en instellingen. Volgens de standaardvoorwaarden voor API-gebruik worden gegevens niet gebruikt om de modellen te trainen, tenzij daarvoor afzonderlijk is gekozen.
• Anthropic (AI-model). De software kan een assistent ook via Anthropic laten werken. Alle assistenten van de Academy staan op OpenAI. Wordt een assistent omgezet naar Anthropic, dan gaan voor die assistent dezelfde gegevens naar Anthropic als hierboven bij OpenAI.
• Railway (database). Bewaart de gegevens van de Academy: je account, je gesprekken, de bestanden die een assistent voor je maakt, de bijlagen die je aan zo'n assistent stuurt, het geheugen van de assistenten, je bedrijfsprofiel, je lidmaatschap, je factuurgegevens en je facturen.
• Vercel (hosting). Hier draait de website en de app; alles wat je in de app doet, loopt via Vercel. De serverfuncties staan ingesteld op de Vercel-regio Frankfurt. Vercel houdt technische logboeken bij, zoals IP-adressen bij verzoeken. De bewaartermijn hangt af van de toepasselijke instellingen en voorwaarden.
• Vercel Analytics (bezoekersstatistieken). Op elke pagina staat het script van Vercel Analytics, dat paginabezoeken meet.
• Resend (e-mail). Verstuurt de mails van de Academy: de mail om je e-mailadres te bevestigen en de mail om een nieuw wachtwoord in te stellen (je naam, je e-mailadres en de link). Ook berichten die je via Vraag hulp stuurt en storingsmeldingen gaan via Resend naar ons supportadres (je naam, je e-mailadres en je bericht).
• Mollie (betalingen). Verwerkt de betaling van je lidmaatschap. Daarvoor gaan naar Mollie: je naam, je e-mailadres, het bedrag en de omschrijving van het pakket. De betaling zelf rond je af op de betaalpagina van Mollie. Mollie is voor het uitvoeren van de betaling zelf ook verantwoordelijk volgens zijn eigen privacyverklaring.
• E-mail van support. Mail die je naar support@jibiti.nl stuurt, wordt verwerkt door de e-mailaanbieder die onze supportmailbox beheert.

Leest een assistent op jouw verzoek een webpagina, dan haalt onze server die pagina op. De website die je noemt, ziet dan een bezoek van onze server, niet van jou.

Doorgifte buiten de Europese Unie

Een deel van onze verwerkers is gevestigd in de Verenigde Staten, of werkt met onderdelen daar. Je gegevens kunnen dus buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt worden. Dat gebeurt alleen wanneer een geldige doorgiftegrond en de vereiste waarborgen van toepassing zijn, zoals een adequaatheidsbesluit (waaronder het EU-VS Data Privacy Framework voor aangesloten ontvangers) of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. Welke regeling geldt, hangt af van de betrokken partij en haar contractvoorwaarden. Je kunt via support@jibiti.nl informatie opvragen over de toepasselijke waarborgen.

De serverfuncties van Vercel zijn volgens onze huidige inrichting op Frankfurt ingesteld. De regio van andere diensten en de plaats van eventuele aanvullende verwerking kunnen verschillen.

We beloven niet dat al je gegevens binnen de Europese Unie blijven.

Cookies en statistieken

De Academy zet alleen cookies die nodig zijn om de site te laten werken:

• Inlogcookie. Houdt bij dat je ingelogd bent. Zonder dit cookie kun je de app niet gebruiken. Het verdwijnt als je uitlogt of als je sessie verloopt.

Daarnaast bewaart de app in je browser, alleen zolang je tabblad open is, welke geheugenmeldingen je al gezien hebt. Dat is geen cookie en het gaat niet naar ons.

Statistieken. We meten paginabezoeken met Vercel Analytics. Dat werkt zonder cookies en zonder je over websites heen te volgen; bezoekers zijn er niet herkenbaar in. Voor deze cookies en statistieken is geen toestemming nodig, daarom zie je geen cookiemelding.

We gebruiken geen advertentiecookies en geen trackers van sociale media.

Beveiliging

We beschermen je gegevens met passende maatregelen. Bijvoorbeeld:

• alle verbindingen zijn versleuteld (https);
• je wachtwoord slaan we versleuteld op;
• je ziet alleen je eigen gesprekken, bestanden, geheugen en facturen; dat controleert de server bij elke vraag;
• alleen een klein aantal beheerders bij Jibiti kan bij de database, en hun handelingen in het beheer worden vastgelegd;
• we begrenzen het aantal pogingen bij inloggen en registreren, tegen misbruik.

Bevoegde beheerders kunnen, voor zover noodzakelijk voor technisch beheer, beveiliging of het oplossen van een supportprobleem, toegang hebben tot gegevens in de database. Deze toegang wordt zoveel mogelijk beperkt.

Merk je iets op wat op een beveiligingsprobleem lijkt? Mail ons dan via support@jibiti.nl.

Jouw rechten

Je hebt deze rechten:

• Inzage: weten welke gegevens we van je hebben.
• Correctie: onjuiste gegevens laten aanpassen.
• Verwijdering: je gegevens laten wissen, voor zover we ze niet wettelijk moeten bewaren.
• Beperking: de verwerking tijdelijk laten stoppen.
• Overdracht: je gegevens in een gangbaar bestandsformaat krijgen.
• Bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, zoals het geheugen.

Veel kun je zelf, in de app: gesprekken wissen in Geschiedenis (de bestanden die een assistent in dat gesprek maakte, gaan dan mee), het geheugen inzien en wissen in Instellingen, en je bedrijfsprofiel en factuurgegevens aanpassen.

Voor de rest mail je naar support@jibiti.nl. We kunnen je vragen om aan te tonen dat het verzoek van jou komt. We reageren binnen een maand. Een account verwijderen of al je gegevens exporteren kan nog niet zelf in de app; dat doen wij dan voor je.

Klacht indienen

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Contact

Vragen over privacy of over je gegevens? Mail naar support@jibiti.nl of gebruik de knop Vraag hulp in de app.

• J.M. Latimer / Jibiti
• Paardebloem 3, 5913 DP Venlo
• KvK 76404080
• Btw-id NL003083227B14

Wijzigingen

We passen deze privacyverklaring aan als er iets verandert, bijvoorbeeld als we een nieuwe verwerker gaan gebruiken. Bij een belangrijke wijziging laten we het je weten per e-mail of in de app. Bovenaan deze pagina staat de datum en de versie.